ビジネスメールとは、
社内外の関係者と文字を使って交わすビジネスに関するコミュニケーションのこと。
ビジネスシーンにおいて、メールのやり取りは必要不可欠です。ビジネスメールのマナーをよく知らずに送ってしまうと、相手に失礼があったり、誤解を与えてしまう可能性があります。
ビジネスメールの基本マナー
受けとったら必ず返信する
基本的にはどのような内容のメールであっても、返信するのが一般的なマナーです。情報共有や報告などの返信が不要だと思われるものであっても、共有に対する感謝として返信することを心掛ましょう。
返信は遅くとも4時間以内
メールの返信を4時間よりも長い時間待てない人は、16.69%もいるという結果が出ています。早めにメールを返信することで、相手の好感度を上げることもできます。逆に返信速度が遅いだけで相手からの信用を失う恐れが大いにあるので気をつけましょう。
メールの書き方
本文は定型に当てはめて書く
ビジネスメールには「定型」があります。定型に当てはめることで誰にでも分かりやすく、読みやすい文章になります。マナーを守るうえでも、ビジネスメールにおける定型を抑えておきましょう。
挨拶
会話の最初には「お世話になっております」や「お疲れさまです」などの挨拶を必ず入れるようにしましょう。
クライアントに対しては「お世話になっております」以上にかしこまった文面が必要です。
内容
分かりやすくシンプルに書くことを意識しましょう。本文の最初に結論を持ってくると、メールの趣旨が伝わりやすく、文章がスッキリします。また、用件や提案が複数ある場合は箇条書きにしましょう。
5W2H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで）を意識して、日時や場所などのポイントを正確に伝えるようにしましょう。
結びの言葉
ビジネスメールでは、本文の後に”結びの言葉”を入れます。メール本文の最後には「よろしくお願い致します」や「お気軽にお問い合わせ下さい」などの挨拶を添えるようにしましょう。返信がほしい場合は「ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事頂けますと幸いです」など、本文の内容によって結びの言葉を適宜変えると効果的です。
送信前に確認！注意点
わかりやすい文章を心がける
文が長くなる場合は、改行なしで書き連ねるのではなく、行を分割し、段落の間には改行でスペースを入れて読みやすくする。
誤字脱字のチェックをする
本文中に誤字脱字がないかをチェックしましょう。特にスマートフォンでメールを作成した際に多いのが”誤変換”です。予測変換やフリック入力のミスで、予想もしない文章になっていることがあります。万が一、誤字脱字や誤変換に気づかずに間違った内容を送ってしまった場合は、気づいたら即座に入力水であることを連絡し、混乱させたお詫びをしましょう。
宛先を再度確認する
メールを送信する前に宛先を間違っていないかを再度確認する習慣をつけましょう。個人情報流出の恐れがあります。誤送信にはくれぐれも気をつけましょう。
ホスピタリティ精神
○同僚や上司、顧客との信頼度をしっかりと把握したうえで適切な言葉選びをしましょう。
○あまり一般的でない漢字などは、ひらがなにしましょう。堅苦しいイメージや文章の読みにくさをやわらげます。
○絵文字は機種によっては文字化けの可能性があるので、できるかぎり使用はしません。
○内容が把握しづらい文章は、しっかりと意図を読み取ってから返信をするようにしましょう。内容を把握していない状態でメッセージを送ると内容に食い違いがおこり大変なことになります。内容の意図を理解できない場合は、正直に相手に聞くようにしましょう。
○ある程度仲良くなっている相手に対しては、機械的な文章にならないようにする。
